Cómo poner un oficio en Microsoft Word: guía paso a paso
Un oficio es un documento administrativo utilizado para comunicaciones formales entre instituciones, dependencias o empresas. Redactarlo correctamente en Microsoft Word requiere conocer tanto la estructura normativa como las herramientas de maquetación del programa. A continuación, te explicamos cómo configurar y escribir un oficio de principio a fin.
Paso 1: Configuración inicial del documento. Abre Word y ve a Diseño → Márgenes. Para un oficio estándar se recomiendan márgenes de 2,5 cm a los lados y 2 cm arriba y abajo. Ve a Diseño → Tamaño y selecciona A4 (21 x 29,7 cm). En la pestaña Disposición → Colores de página asegúrate de que el fondo sea blanco.
Paso 2: Tipografía y cuerpo del texto. Selecciona todo el texto (Ctrl+A) y aplica las siguientes propiedades: fuente Times New Roman o Arial, tamaño 12 pt, interlineado de 1,5 líneas y alineación justificada. El encabezado institucional (nombre de la dependencia) se escribe en másculas, negrita y tamaño 14-16, centrado.
Paso 3: Encabezado institucional. En la primera línea, a la izquierda o centrado, coloca el nombre de la institución, debajo la dirección, téléfono y correo. Debajo, en una línea separada, escribe el número de oficio con el formato: OFICIO N.º [número]-[año]-[sigla de la unidad]. Ejemplo: OFICIO N.º 045-2025-DIR.
Paso 4: Lema y ubicación. A la derecha, debajo del encabezado, escribe el lugar y la fecha de emisión: Lima, 15 de marzo de 2025. Alinea a la derecha con Tabulación (pestaña Insertar → Tabulación) o simplemente con la tecla Tab.
Paso 5: Destinatario. En el cuerpo del texto, a la izquierda y en negrita, escribe el cargo completo de la persona que recibe el oficio, seguido del nombre y de la institución. Ejemplo:
ING. MARÍA FERNÁNDEZ GÓMEZ
DIRECTORA GENERAL DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO
Presente.-
Paso 6: Asunto y referencia. Después de una línea en blanco, escribe ASUNTO: seguido de un resumen breve (máximo dos líneas) del contenido. En la línea siguiente, REFERENCIA: con el documento de origen si aplica. Ambas líneas en negrita.
Paso 7: Cuerpo del oficio. Redacta el contenido en tercera persona, tono formal y impersonal. El primer párrafo indica la causa ("Con relación al…" o "En atención a…"). Los párrafos centrales exponen el petitorio, informe o solicitud. El último párrafo cierra con una fórmula de cortesía: "Es todo cuanto tengo para comunicar a usted." o "Por lo expuesto, se solicita…"
Paso 8: Despedida y firma. Deja dos líneas en blanco, escribe "Atentamente," centrado o a la izquierda. Deja cuatro o cinco líneas en blanco para el espacio de firma. Debajo, coloca el nombre completo en negrita, el cargo y la unidad organizacional, todo centrado.
Paso 9: Anexos, copia y observaciones. Al pie de la página, en fuente tamaño 10, escribe: Cc: Archivo / [destinatarios secundarios] y Anexos: [lista de documentos adjuntos]. Si hay más de una página, usa la referencia "(Continúa en la página 2)" al final de cada hoja.
Guarda tu oficio como plantilla (.dotx) para reutilizar la estructura en cada nuevo documento y ahorrar tiempo de maquetación.
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