¿Como hacer un kardex en excel?

Cómo hacer un Kardex en Excel: guía completa paso a paso

Un kardex (o libro de movimientos de almacén) es la herramienta fundamental para controlar el stock de cualquier negocio, almacén o depósito. En Excel, puedes construir uno funcional en menos de una hora si conoces la estructura correcta. La idea central es registrar cada entrada y salida de producto con su fecha, cantidad y motivo, de modo que al final de cada línea tengas siempre el saldo disponible en tiempo real. Paso 1: Define las columnas base. Abre un nuevo libro de Excel y en la primera fila escribe los encabezados: Código de producto, Descripción, Fecha, Motivo (Compra, Venta, Ajuste, Devolución, etc.), Tipo (Entrada o Salida), Cantidad, Precio unitario (opcional) y Saldo. Coloca estos encabezados en la celda A1 hasta H1 y aplícale formato negrita con un fondo de color gris claro para diferenciarlos del resto de la hoja. Paso 2: Crea una hoja auxiliar de productos. En una segunda pestaña llámala 'Productos' y lista todos los artículos que manejarás: código, nombre, unidad de medida, precio de compra y precio de venta. Esta hoja te servirá como lista desplegable y como base para validaciones. Si tu catálogo es grande (más de 200 ítems), considera usar una tabla formal con la combinación Ctrl+T para que las fórmulas dinámicas funcionen mejor. Paso 3: Escribe los primeros movimientos de prueba. Vuelve a la hoja 'Kardex' y en la segunda fila introduce un registro ficticio: producto A, fecha de hoy, motivo 'Compra', tipo 'Entrada', cantidad 100. En la celda del saldo (columna H) escribe la fórmula: =SI(H2="",C2,C1+C2) adaptándola a si es entrada o salida. Lo más limpio es separar dos columnas de cantidad: una para entradas (siempre positivas) y otra para salidas (siempre negativas), y que el saldo sea la suma acumulada. Paso 4: Construye la fórmula de saldo acumulado. La clave del kardex está en que cada fila muestre el stock disponible al cierre de ese movimiento. Si en la columna F tienes las entradas y en la G las salidas, el saldo en H2 sería: =SUMA($F$2:F2)-SUMA($G$2:G2). Al arrastrar hacia abajo, cada celda sumará desde la primera fila hasta la actual, dándote el balance corrido. Esto es lo que convierte una simple lista en un verdadero kardex. Paso 5: Aplica validación de datos. En la columna 'Motivo', selecciona las celdas y ve a Datos → Validación de datos → Lista, e ingresa las opciones separadas por coma: Compra,Venta,Ajuste,Devolución,Merma. Haz lo mismo en 'Tipo' con Entrada,Salida. Esto evita errores de tipeo y permite luego hacer tablas dinámicas sin filtrar basura. Paso 6: Formatea fechas y protege la hoja. Asegúrate de que la columna Fecha tenga formato dd/mm/aaaa (Inicio → Formato de celdas → Número → Fecha). Una vez tengas al menos 20-30 filas con datos de ejemplo, selecciona todo el rango y aplica Revisión → Proteger hoja, dejando solo las celdas de entrada desbloqueadas. Así tus compañeros o tú mismo no borrarán accidentalmente fórmulas. Paso 7: Añade una tabla dinámica de resumen. En una tercera pestaña llamada 'Resumen', inserta una Tabla Dinámica que cruce Producto × Tipo y muestre la suma de cantidades. Esto te da un vistazo rápido del stock total por artículo sin recorrer el kardex entero. Puedes agregarla a un panel con gráficos de barras para visualización. Paso 8: Establece alertas de stock mínimo. Vuelve a la hoja 'Productos' y agrega una columna 'Stock mínimo'. Luego, en la hoja Kardex, usa Formato condicional sobre la columna Saldo: si el valor es menor o igual al stock mínimo del producto (buscado con BUSCARV), pinta la celda de rojo. Esto te avisa visualmente de posibles desabastecimientos antes de que ocurran. Paso 9: Copia y automatiza. Una vez validado con productos de prueba, borra los registros ficticios, deja solo los encabezados y fórmulas, y guarda el archivo como plantilla (.xltx). Cada vez que inicies un nuevo mes o proyecto, abres la plantilla y empiezas a registrar. Si manejas volúmenes altos (miles de movimientos), evalúa migrar a Access o a un software ERP, pero para pymes y pequeños almacenes, Excel bien estructurado es más que suficiente.